courrier – colis
LA POSTE
Le poids de la lettre ou du colis ne doit pas être supérieur à 2kg ou à 3cm d’épaisseur.
Courrier et colis
Placez le courrier professionnel non affranchi dans la pochette (caisse grise près des casiers courrier). Affranchir les courriers privés.
Courrier recommandé
Les formulaires de courrier recommandé national (lettre recommandée avec ou sans avis de réception) ou international sont disponibles à l’accueil.
Remplir et coller le formulaire sur la lettre ou le colis.
Important : Dans le cas d’un envoi international, l’expéditeur doit respecter les exigences d’emballage, de dimensions et se conformer aux interdictions et/ou aux règles de contenu appliquées dans le pays destinataire.
Tous les courriers doivent être déposés dans la pochette ou la caisse grise. La levée du courrier s’effectue à 16h
Pour tous les envois DHL, ULiSSE ou FEDEX
La fiche de renseignement doit-être complétée entièrement ( coordonnées du destinataire avec n° de téléphone et mail, poids, dimensions, contenu, valeur) et déposée ou envoyée à l’accueil.
Les frais sont à la charge des équipes sauf demande préalable auprès de la direction.
DHL intraship
conseillé pour vos courriers, vos petits paquets urgents de moins de 2 Kg ou vos colis et ne comportant pas de matières dangereuses.
Remplir la fiche de renseignement.
Pour les envois hors UE remplir le petit formulaire de douane C22 (disponible à l’accueil).
Déposez-les avec votre paquet à l’accueil qui se chargera de prévenir le transporteur.
Après expédition, une copie du bordereau vous sera remise dans votre casier avec le numéro de suivi.
ULiSSE Unité propre de service du CNRS
obligatoire pour l’envoi de produits considérés comme dangereux : contenant de la carbo-glace, OGM, matière biologique, chimique….
J-5 à J-2 (selon le jour d’envoi) :
Attention si le colis contient de la carbo-glace, les envois se font lundi, mardi ou mercredi seulement.
- Collectez tous les éléments nécessaires à votre envoi : produit, boîte isotherme (pouvant contenir 5Kg de carboglace au minimum) et un carton.
- Vérifiez les quantités requises et la disponibilité de la carbo-glace pour le jour J
- Remplissez la fiche de renseignement où vous précisez la date d’enlèvement souhaitée (J), poids & dimensions du colis …..
- Transmettez cette fiche à l’accueil
- Une demande de devis est effectuée par le service logistique
- Préparez votre colis en réservant une face latérale pour les informations destinataire/expéditeur et les étiquettes réglementaires selon les consignes. Faites une photo de cette face et envoyez-là à l’agent d’ULiSSE.
J-4 à J-1
- Réception par le service financier du devis ULiSSE envoyé par mail
- Validation du devis par le service financier, établissement et envoi du bon de commande à ULiSSE
- Réception du bordereau d’envoi à l’adresse mail de l’expéditeur.
- Imprimez le bordereau et collez-le sur le colis
Jour J
- Finalisez votre colis en respectant les consignes
- Déposez le colis au sous-sol dans la zone expédition
Votre colis arrive à J+1, J+2 en fonction de la destination pour la France et l’Europe.
FEDEX
L’envoi d’un courrier ou colis par FEDEX doit rester exceptionnel. Les frais d’envoi sont imputés sur les crédits de l’équipe ou sur le compte FEDEX du destinataire.
Le prestataire FEDEX prend en charge l’envoi de colis de moins de 20kg ne contenant ni produits dangereux ni carbo-glace.
La fiche de renseignement doit être complétée dans son intégralité pour la prise en charge du colis.
L’agent à l’accueil se charge de remplir le bordereau d’envoi et de prendre contact avec FEDEX pour fixer un rendez-vous pour l’enlèvement du colis.
L’enlèvement du colis doit se faire au sous-sol à l’emplacement prévu à cet effet.